Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie :

1) Des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée ;

2) Des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée. Sont notamment récupérables à ce titre les dépenses engagées par le bailleur dans le cadre d’un contrat d’entretien relatif aux ascenseurs et répondant aux conditions de l’article L. 125-2-2 du code de la construction et de l’habitation, qui concernent les opérations et les vérifications périodiques minimales et la réparation et le remplacement de petites pièces présentant des signes d’usure excessive ainsi que les interventions pour dégager les personnes bloquées en cabine et le dépannage et la remise en fonctionnement normal des appareils ;

3) Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.

La liste de ces charges est précisée ci-dessous. Il peut y être dérogé par accords collectifs locaux portant sur l’amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable.

Il a été précisé que le coût des services assurés dans le cadre d’un contrat d’entreprise correspond à la dépense, toutes taxes comprises, acquittée par le bailleur. A noter que ce caractère récupérable n’est applicable qu’aux dépenses intervenues postérieurement à l’entrée en vigueur de la loi du 13 juillet 2006.

Le versement de provision et leur régularisation

Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle.

Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires.

Le bailleur est donc tenu, pour procéder à une régularisation de charges, de communiquer l’ensemble des documents précités. L’absence de communication du mode de répartition entraîne la nullité de l’acte de régularisation (Cass. Civ.3, 4 mars 2008, n° 06-21.192)

Durant un mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires.

Les termes « tenus a disposition » signifient que tout locataire qui s’adresse a son bailleur ou son mandataire pour consulter des pieces justificatives des charges locatives, doit pouvoir y acceder dans des conditions raisonnables et normales. Cette notion ne peut s’interpreter comme l’obligation pour un bailleur de fournir gratuitement des photocopies de ces documents. Toutefois, rien ne s’oppose a ce que ces photocopies soient faites a la demande du locataire et aux frais de ce dernier. (QE, 9 janvier 1995, n°19043)

Les provisions mensuelles ou trimestrielles constituent des estimations de charges à venir. Le montant, nécessairement approximatif, est déterminé en tenant compte des dépenses de l’année précédente. Il varie chaque année en fonction de l’augmentation annuelle des dépenses. Ce montant est prévu la première année par le bail. Si en cours d’exécution du bail, il s’avère que le contrat prévoit une provision pour charges insuffisante par rapport à leur liquidation, le propriétaire-bailleur ou l’administrateur peut proposer une majoration par l’envoi d’un avis de modification de la provision. L’obligation du bailleur de procéder annuellement à une régularisation des charges n’étant assortie d’aucune sanction, il appartient au locataire de l’exiger de même que la tenue à sa disposition des pièces justificatives des comptes.

À défaut de régularisation annuelle, le bailleur pourra réclamer le paiement des charges dues sur présentation des justificatifs dans la limite de la prescription de cinq ans. Enfin, en cas de sous-évaluation avérée des provisions mensuelles initiales, si un préjudice a été causé au locataire, celui-ci pourra éventuellement obtenir judiciairement d’être indemnisé par le bailleur (QE, 17 avril 2007, n° 108788)

Liste des charges récupérables

Un décret du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables qui peuvent être demandées au locataire par le bailleur. Il s’agit des éléments décrits ci-dessous.

La liste des charges récupérables prévue par le décret du 26 août 1987 a un caractère limitatif (Cass. Civ.3, 19 mars 2003, n° 07-10.738).

A noter que le décret du 26 août 1987 prévoit que le remplacement d’éléments d’équipement n’est considéré comme assimilable aux menues réparations que si son coût est au plus égal au coût de celles-ci.

I. - ASCENSEURS ET MONTE-CHARGE

1. Dépenses d’électricité.
2. Dépenses d’exploitation, d’entretien courant, de menues réparations  :
a) Exploitation :
 visite périodique, nettoyage et graissage des organes mécaniques ;
 examen semestriel des câbles et vérification annuelle des parachutes  ;
 nettoyage annuel de la cuvette, au-dessus de la cabine et de la machinerie ;
 dépannage ne nécessitant pas de réparations ou fournitures de pièces  ;
 tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents et faits impor-tants touchant l’appareil.
b) Fournitures relatives à des produits ou à du petit matériel d’entretien (chiffons, graisses et huiles nécessai-res) et aux lampes d’éclairage de la cabine.
c) Menues réparations :
 de la cabine (boutons d’envoi, paumelles de portes, contacts de portes, ferme-portes automatiques, coulis-seaux de cabine, dispositif de sécurité de seuil et cellule photoélectrique) ;
 des paliers (ferme-portes mécaniques, électriques ou pneumatiques, serrures électromécaniques, contacts de porte et boutons d’appel) ;
 des balais du moteur et fusibles.

II. - EAU FROIDE, EAU CHAUDE ET CHAUFFAGE COLLECTIF DES LOCAUX PRIVATIFS ET DES PARTIES COMMUNES

1. Dépenses relatives :
A l’eau froide et chaude des locataires ou occupants du bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation concernés ;
A l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes du ou desdits bâtiments, y compris la station d’épuration ;
A l’eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs ; Les dépenses relatives à la consommation d’eau incluent l’ensemble des taxes et redevances ainsi que les sommes dues au titre de la redevance d’assainissement, à l’exclusion de celles auxquelles le propriétaire est astreint en application de l’article L. 35-5 du Code de la santé publique ;

A ce titre, et jusqu’à la loi du 13 juillet 2006, seule la TVA relative à la consommation d’eau est expressément reconnue comme étant récupérable sur le locataire (Cass. Civ.3, 19 mars 2003, n° 07-10.738).

Aux produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau ;
A l’électricité ;
Au combustible ou à la fourniture d’énergie, quelle que soit sa nature.
2. Dépenses d’exploitation, d’entretien courant et de menues réparations :
a) Exploitation et entretien courant :
 nettoyage des gicleurs, électrodes, filtres et clapets des brûleurs  ;
 entretien courant et graissage des pompes de relais, jauges, contrôleurs de niveau ainsi que des groupes motopompes et pompes de puisards ;
 graissage des vannes et robinets et réfection des presse-étoupes ;
 remplacement des ampoules des voyants lumineux et ampoules de chaufferie ;
 entretien et réglage des appareils de régulation automatique et de leurs annexes ;
 vérification et entretien des régulateurs de tirage ;
 réglage des vannes, robinets et tés ne comprenant pas l’équilibrage  ;
 purge des points de chauffage ;
 frais de contrôles de combustion ;
 entretien des épurateurs de fumée ;
 opérations de mise en repos en fin de saison de chauffage, rinçage des corps de chauffe et tuyauteries, nettoyage de chaufferies, y compris leurs puisards et siphons, ramonage des chaudières, carneaux et cheminées ;
 conduite de chauffage ;
 frais de location d’entretien et de relevé des compteurs généraux et individuels ;
 entretien de l’adoucisseur, du détartreur d’eau, du surpresseur et du détendeur ;
 contrôles périodiques visant à éviter les fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;
 vérification, nettoyage et graissage des organes des pompes à chaleur ;
 nettoyage périodique de la face extérieure des capteurs solaires ;
 vérification, nettoyage et graissage des organes des capteurs solaires.
b) Menues réparations dans les parties communes ou sur des éléments d’usage commun :
 réparation de fuites sur raccords et joints ;
 remplacement des joints. clapets et presse-étoupes ;
 rodage des sièges de clapets ;
 menues réparations visant à remédier aux fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;
 recharge en fluide frigorigène des pompes à chaleur.

III. - INSTALLATIONS INDIVIDUELLES

Chauffage et production d’eau chaude, distribution d’eau dans les parties privatives :
1. Dépenses d’alimentation commune de combustible ;
2. Exploitation et entretien courant, menues réparations ;
a) Exploitation et entretien courant :
 réglage de débit et température de l’eau chaude sanitaire ;
 vérification et réglage des appareils de commande, d’asservissement, de sécurité d’aquastat et de pompe ;
 dépannage ;
 contrôle des raccordements et de l’alimentation des chauffe-eau électriques, contrôle de l’intensité absor-bée ;
 vérification de l’état des résistances, des thermostats, nettoyage
 réglage des thermostats et contrôle de la température d’eau ;
 contrôle et réfection d’étanchéité des raccordements eau froide-eau chaude ;
 contrôle des groupes de sécurité ;
 rodage des sièges de clapets des robinets ;
 réglage des mécanismes de chasses d’eau.
b) Menues réparations :
 remplacement des bilames, pistons, membranes, boîtes à eau, allumage piézo-électrique, clapets et joints des appareils à gaz ;
 rinçage et nettoyage des corps de chauffe et tuyauteries ;
 remplacement des joints, clapets et presse-étoupes des robinets ;
 remplacement des joints, flotteurs et joints cloches des chasses d’eau.

IV. - PARTIES COMMUNES INTERIEURES AU BATIMENT OU A L’ENSEMBLE DES BATIMENTS D’HABITATION

1. Dépenses relatives :
A l’électricité ;
Aux fournitures consommables, notamment produits d’entretien, balais et petit matériel assimilé nécessaires à l’entretien de propreté, sel.
2. Exploitation et entretien courant, menues réparations :
a) Entretien de la minuterie, pose, dépose et entretien des tapis ;
b) Menues réparations des appareils d’entretien de propreté tels qu’aspirateur.
3. Entretien de propreté (frais de personnel).

V. - ESPACES EXTERIEURS AU BATIMENT OU A L’ENSEMBLE DE BATIMENTS D’HABITATION (VOIES DE CIRCULATION, AIRES DE STATIONNEMENT, ABORDS ET ESPACES VERTS, AIRES ET EQUIPEMENTS DE JEUX)

l. Dépenses relatives :
A l’électricité ;
A l’essence et huile ;
Aux fournitures consommables utilisées dans l’entretien courant : ampoules ou tubes d’éclairage, engrais, produits bactéricides et insecticides, produits tels que graines, fleurs, plants. plantes de remplacement, à l’exclusion de celles utilisées pour la réfection de massifs, plates-bandes ou haies.
2. a) Exploitation et entretien courant :
Opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage concernant :
 les allées, aires de stationnement et abords ;
 les espaces verts (pelouses, massifs, arbustes, haies vives, plates-bandes) ;
 les aires de jeux ;
 les bassins, fontaines, caniveaux, canalisations d’évacuation des eaux pluviales ;
 entretien du matériel horticole ;
 remplacement du sable des bacs et du petit matériel de jeux.
b) Peinture et menues réparations des bancs de jardins et des équipements de jeux et grillages.

VI. - HYGIENE

1. Dépenses de fournitures consommables :
Sacs en plastique et en papier nécessaires à l’élimination des rejets  ;
Produits relatifs à la désinsectisation et à la désinfection, y compris des colonnes sèches de vide-ordures.
2. Exploitation et entretien courant :
Entretien et vidange des fosses d’aisances ;
Entretien des appareils de conditionnement des ordures.
3. Elimination des rejets (frais de personnel).

VII. - EQUIPEMENTS DIVERS DU BATIMENT OU DE L’ENSEMBLE DE BATIMENTS D’HABITATION

1. La fourniture d’énergie nécessaire à la ventilation mécanique.
2. Exploitation et entretien courant :
Ramonage des conduits de ventilation ;
Entretien de la ventilation mécanique ;
Entretien des dispositifs d’ouverture automatique ou codée et des interphones ;
Visites périodiques à l’exception des contrôles réglementaires de sécurité, nettoyage et graissage de l’appa-reillage fixe de manutention des nacelles de nettoyage des façades vitrées.
3. Divers :
Abonnement des postes de téléphone à la disposition des locataires.

VIII. - IMPOSITIONS ET REDEVANCES

Droit de bail.
Taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères.
Taxe de balayage.

IX. - FRAIS DE PERSONNEL

Les dépenses de personnel récupérables correspondent à la rémunération et aux charges sociales et fiscales.

Lorsque l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets sont assurés par un gardien ou un concierge, les dépenses correspondant à sa rémunération, à l’exclusion du salaire en nature, sont exigibles au titre des charges récupérables à concurrence des trois quarts de leur montant.

La jurisprudence a précisé que la récupération du salaire du gardien est subordonnée à l’exécution directe et cumulative par celui-ci de ces deux tâches et ne pouvait trouver à s’appliquer dans le cas d’un simple travail administratif de contrôle et de surveillance d’autant plus que l’entretien était confié à un prestataire de service (Cass. Civ.3, 19 mars 2003, n° 07-10.738)

Lorsque l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets sont assurés par un employé d’immeuble, les dépenses correspondant à sa rémunération et aux charges sociales et fiscales y afférent sont exigibles, en totalité, au titre des charges récupérables.

A l’inverse, l’abonnement d’un poste de telephone installe dans le logement d’un gardien et mis a la disposition des residents, seulement en cas de force majeure, n’est pas recuperable aupres des locataires, dans la mesure ou ceux-ci n’en seraient pas les seuls utilisateurs. (QE, 22 juillet 1991, n°42805)

Les exemples de charges non récupérables :

 les frais de gardiennage de nuit et de week-end dès lors que le bailleur a l’obligation d’assurer la jouissance paisible des lieux et des équipements mis à la disposition des résidents (Cass. Civ.3, 19 mars 2003, n° 07-10.738)